远离打印预览无法编辑麻烦

　　我们在打印电子表格或者Word文档材料的时候，常常需要先经过打印预览之后才进行正式打印的步骤，而且在预览打印状态下，我们即使发现了目标文档中存在文字错误或其他类型的错误，也无法在对应状态下进行直接修改，非要关闭预览打印状态重新返回到文本编辑状态，才能将错误修改过来。事实上，我们在打印幻灯片文档时，即使进入打印预览状态，也能对目标文档中的某些错误进行直接修改，而且许多修改功能要比在Word文档或电子表格打印预览状态下的强多了，充分利用该功能我们可以远离打印预览无法编辑的麻烦。

　　在打印预览状态修改幻灯片文档中的内容时，可以先启动PowerPoint应用程序，然后在对应的程序界面中依次执行“文件”/“打开”命令，将待打印的幻灯片文档打开，并在弹出的文档编辑界面中单击“文件”菜单项，再从其后弹出的下拉菜单中单击“打印预览”菜单命令，进入到如图1所示的打印预览界面，在该界面中大家会看到“选项”这个菜单项；用鼠标单击该菜单项后，我们就能从其后出现的下拉菜单中发现“幻灯片加框”、“颜色/灰度”以及“页眉和页脚”等命令项目，在这些命令项目的帮助下大家可以根据实际观察到的打印预览效果，来即时调整目标幻灯片中需要修改的内容，如此一来我们不但能够针对性地修改打印参数，而且还可以有效提高文档打印效率。比方说，我们在观察打印预览效果时，一旦看到在目标幻灯片中没有设计页眉与页脚参数的话，那我们这个时候根本不需要退出打印预览状态重新返回到文档编辑状态，来添加幻灯片的页眉和页脚，相反我们可以直接在打印预览状态下，单击“选项”菜单下面的“页眉和页脚”菜单命令，那样一来幻灯片应用程序同样会打开页眉和页脚设置窗口，在该设置窗口中我们可以很轻松地为目标幻灯片文档设置好合适格式的页眉和页脚。

　　在目标幻灯片文档的打印预览状态下，除了利用“选项”菜单中的相关菜单命令来任意调整、编辑幻灯片的错误内容外，我们还能通过打印预览界面顶部区域的下拉列表中的相关项目来对目标打印内容进行即时调整；用鼠标单击顶部区域的下拉按钮，在其后出现的下拉列表中，我们将看到幻灯片应用程序共为用户提供了备注页、幻灯片、讲义以及大纲视图这几种选项，要是我们只希望将幻灯片内容打印成讲义形式时，我们还可以在预览界面中进行缩放设置，让多张幻灯片内容集中打印到一张打印纸上，这里可以设置让1、2、3、4、6、9张幻灯片同时打印到同一张打印纸中。又比方，在打印预览窗口中我们开始准备对整个幻灯片对象进行打印的，可突然我们改变了打印要求，想只对幻灯片中的文字内容进行打印操作时，我们根本不需要重新进入幻灯片编辑界面，将所有的图象或其他对象统统删除掉，而只需要在幻灯片的打印预览状态下，打开顶部区域的下拉列表框，并从中选择“大纲视图”选项，之后再执行工具栏中的“打印”按钮，就能快速有效地将目标幻灯片中的所有文字信息全部打印出来了。很明显，在打印幻灯片文档时，我们可以在打印预览状态下进行多种设置操作，这些设置操作可以帮助我们快速有效地将在正式打印之前最后发现的错误及时修改过来。

远离打印插图出现失真麻烦

　　为了提高幻灯片的欣赏效果，不少幻灯片设计者往往会往目标文档中插入许多色彩丰富、效果精致的图象，这些彩色图象在普通的编辑排版状态下看上去很逼真、很清晰，可是在用彩色喷墨打印机或彩色激光打印机将包含有彩色图象的幻灯片文档打印出来时，我们可能会感觉到幻灯片中的彩色图象被打印机处理得有点失真、变形，这是怎么回事呢，我们该采取什么措施来远离打印插图出现失真麻烦呢?

　　其实，插入到目标幻灯片文档中的图象能不能被打印机逼真、清晰地打印出来，主要受两个因素影响，其中一个因素就是在幻灯片文档中编辑图象时有没有发生失真、变形现象，另外一个因素就是打印机在打印图象的时候有没有发生失真、变形现象。从上面两个因素出发，我们只有想办法让目标图象在编辑时不发生失真、变形现象，同时让打印机在处理图象时也不发生失真、变形现象，那样的话我们才能远离打印插图出现失真的麻烦。

　　许多人在向幻灯片中插入目标图象后，往往喜欢通过双击目标图象的方法，来将幻灯片内置的图象编辑器打开来对目标图象进行编辑，殊不知幻灯片应用程序自带的图象编辑功能十分有限，一旦使用该功能打开目标图象后，目标图象的许多细节信息就会自动被过滤、丢失掉，那样一来在没有正式打印图象之前，目标图象就发生了一定程度的失真和变形了；所以，为了避免在编辑图象的过程中目标插图发生变形现象，我们最好在将图象插入到幻灯片文档中之前，使用类似Photoshop这样专业的图象工具将插图编辑处理好，之后再将编辑处理好的图象正式插入到目标幻灯片文档中，一旦将目标图象插入到幻灯片中后，千万不要再双击目标插图了，这样就能保证插图在编辑的时候不发生变形、失真现象了。

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